Asistente ejecutiva

  • Fecha límite / Inicio del programa: 2024-01-03
  • Organización: Fundación Mortimer y Mimi Levitt
  • Tipo de organización: fundación
  • Subvención / Salario: De $26,00 a $31,00 por hora; en función de la experiencia
  • Ubicación: Los Angeles , ca
  • Disciplina principal: música
  • Recurrente: Matriz
  • URL: Enlace

Título del puesto: Asistente ejecutivo
Depende de: Director General
Ubicación: Echo Park, Los Ángeles, CA; horario híbrido
Compromiso de tiempo: A tiempo completo
Clasificación FLSA: No exento
Fecha de anuncio: 10 de noviembre de 2023
Plazo de presentación de solicitudes: Abierto hasta cubrir plazas
Remuneración: De $26,00 a $31,00 por hora; proporcional a la experiencia.

Acerca de la Fundación Levitt
La Mortimer & Mimi Levitt Foundation existe para fortalecer el tejido social de Estados Unidos. Somos una fundación nacional de impacto social en la intersección de la música, el espacio público y la construcción de comunidades que se asocia con organizaciones sin ánimo de lucro para construir un futuro más equitativo, saludable y próspero para todos. Llevamos a cabo nuestra misión de construir comunidad a través de la música mediante dos programas principales: el programa de locales Levitt y los premios Levitt AMP [Tu ciudad]. En 2024, se celebrarán más de 700 conciertos Levitt gratuitos al aire libre en 45 pueblos y ciudades de Estados Unidos, que alegrarán a más de 750.000 personas de todas las edades y procedencias.

La Fundación Levitt está comprometida con la equidad, la diversidad y la inclusión (EDI) en toda nuestra organización y en todos los aspectos de nuestro trabajo, reconociendo este compromiso como esencial para hacer realidad la misión de Levitt. Valoramos tener un equipo con una amplia gama de perspectivas, antecedentes, experiencias y habilidades para que nuestro enfoque de la concesión de subvenciones sea completo y la conexión con los miembros de nuestro equipo y las comunidades que apoyamos sea auténtica. Nos esforzamos por crear una cultura de trabajo positiva a través de oportunidades de desarrollo profesional, reconocimiento de los empleados y eventos y actividades para fomentar el espíritu de equipo. Nos centramos en crear un entorno de trabajo que fomente la colaboración y la equidad. Nuestro compromiso con el EDI fomenta una cultura a la que los miembros del equipo pueden pertenecer, contribuir y crecer. Creemos en el valor de cada individuo y alentamos las solicitudes de personas de cualquier edad, identidad de género, orientación sexual, raza, religión, etnia, discapacidad, condición de veterano y cualquier otra característica o identidad. Si desea más información sobre la red nacional Levitt y la Fundación Levitt, visite levitt.org.

Resumen del puesto
El Asistente Ejecutivo proporciona apoyo integral al Consejero Delegado, incluyendo la programación, organización de viajes, preparación de materiales para reuniones, apoyo en eventos y responsabilidades y proyectos administrativos generales. El candidato seleccionado deberá ser capaz de priorizar los plazos que compiten entre sí, gestionar los asuntos con rapidez, adoptar un enfoque proactivo y realizar el seguimiento de las tareas y los proyectos en un entorno de ritmo rápido, manteniendo al mismo tiempo la precisión y la atención al detalle. Este puesto dinámico requiere la capacidad de identificar y anticiparse a las necesidades del Consejero Delegado y pensar de forma crítica con un alto nivel de profesionalidad, discreción y discernimiento al tiempo que interactúa con una amplia gama de personas de la red Levitt y de distintos sectores e industrias.

Responsabilidades
- Proporcionar apoyo administrativo integral al Consejero Delegado
- Programar y gestionar a nivel ejecutivo el calendario de reuniones en persona, videoconferencias y teleconferencias; priorizar las consultas y solicitudes de reuniones; emitir juicios y recomendaciones para garantizar la fluidez de los compromisos diarios; enviar confirmaciones y recordatorios de seguimiento, según sea necesario.
- Investigar y comparar vuelos, hoteles y restaurantes para grupos, identificando las mejores opciones disponibles; organizar el viaje, incluidos los vuelos, el transporte terrestre, el hotel y las comidas de grupo; preparar itinerarios de viaje; crear un expediente de las personalidades con las que el Director General vaya a reunirse durante el viaje.
- Seguimiento de los recibos de las tarjetas de crédito y preparación de informes de gastos para el Director General; seguimiento y coordinación del uso de los créditos de viaje.
- Redactar, preparar y editar documentos como órdenes del día, cartas, informes, presupuestos, proyectos especiales y otros documentos en diversos formatos como Word, Excel, PDF y PowerPoint.
- Prestar apoyo administrativo al Consejo de Administración; gestionar el portal en línea del Consejo y ayudar a preparar los documentos y el material de las reuniones del Consejo.
- Proporcionar apoyo administrativo general al Departamento de Operaciones, según sea necesario, incluido el apoyo a eventos.
- Coordinar el horario general de las salas de conferencias de las oficinas
- Defender el compromiso de la Fundación Levitt con la equidad, la diversidad y la inclusión participando y promoviendo la cultura de inclusión y colaboración de la Fundación.
- Actuar como embajador de la organización en eventos y apoyar la presencia de la organización en los mismos.
- Realizar otras tareas relacionadas, según se le asignen

Cualificaciones
- De cinco a siete años de experiencia como asistente ejecutivo
- Excepcional capacidad de organización y atención impecable a los detalles
- Gran capacidad de gestión del tiempo y buen juicio para equilibrar las prioridades y tomar decisiones adecuadas con conocimiento de causa.
- Gran capacidad para organizar viajes completos, a menudo multidestino.
- Experiencia y habilidad para completar un gran volumen de tareas y proyectos en un entorno de ritmo rápido, sin perder la atención al detalle y con una supervisión mínima.
- Gran capacidad para reconocer y responder con prontitud a asuntos de carácter urgente.
- Alto nivel de integridad y discreción en el manejo de información confidencial
- Dominio de MS Office y Adobe Acrobat
- Excelentes dotes de redacción, comunicación, interpersonales y de escucha, con un comportamiento amistoso y optimista y una actitud que da prioridad a las personas.
- Gran capacidad para trabajar de forma independiente y en colaboración con un equipo nacional.
- Compromiso de realizar el trabajo desde el punto de vista de la equidad, la diversidad y la inclusión
- Pasión por la misión de Levitt de crear comunidad a través de la música
- Disponibilidad para trabajar en horario flexible, incluidas algunas noches y fines de semana ocasionalmente.
- Licenciatura o experiencia equivalente

Presentación de solicitudes
Para presentar su candidatura, envíe por correo electrónico su carta de presentación y currículum vitae a levittsearch@levitt.org, e incluya "Executive Assistant" en el asunto.

La Fundación Levitt ofrece un entorno de trabajo dinámico. Se ofrece un paquete completo de prestaciones. Somos una empresa EEO/AAW.

Nuestro compromiso con la equidad, la diversidad y la inclusión: Entendemos profundamente el valor de reunir a un equipo con diferentes perspectivas, orígenes y experiencias vitales, y damos prioridad a la diversidad dentro de nuestro equipo. Animamos a las personas de entornos infrarrepresentados a que presenten su candidatura.

Español de Puerto Rico