Asistente Ejecutiva

  • Plazo / Inicio del programa: 2024-01-03
  • Organización: Fundación Mortimer y Mimi Levitt
  • Tipo de organización: fundación
  • Subvención/Salario: De $26,00 a $31,00 por hora; en función de la experiencia
  • Ubicación: Los Angeles , ca
  • Disciplina principal: música
  • Recurrente: Matriz
  • URL: Enlace

Título del puesto: Asistente ejecutivo
Depende de: Director General
Ubicación: Echo Park, Los Ángeles, CA; horario híbrido
Compromiso de tiempo: A tiempo completo
Clasificación FLSA: No exento
Fecha de anuncio: 10 de noviembre de 2023
Plazo de presentación de solicitudes: Abierto hasta cubrir plazas
Remuneración: De $26,00 a $31,00 por hora; proporcional a la experiencia.

Acerca de la Fundación Levitt
La Mortimer & Mimi Levitt Foundation existe para fortalecer el tejido social de Estados Unidos. Somos una fundación nacional de impacto social en la intersección de la música, el espacio público y la construcción de comunidades que se asocia con organizaciones sin ánimo de lucro para construir un futuro más equitativo, saludable y próspero para todos. Llevamos a cabo nuestra misión de construir comunidad a través de la música mediante dos programas principales: el programa de locales Levitt y los premios Levitt AMP [Tu ciudad]. En 2024, se celebrarán más de 700 conciertos Levitt gratuitos al aire libre en 45 pueblos y ciudades de Estados Unidos, que alegrarán a más de 750.000 personas de todas las edades y procedencias.

La Fundación Levitt está comprometida con la equidad, la diversidad y la inclusión (EDI) en toda nuestra organización y en todos los aspectos de nuestro trabajo, reconociendo este compromiso como esencial para hacer realidad la misión de Levitt. Valoramos tener un equipo con una amplia gama de perspectivas, antecedentes, experiencias y habilidades para que nuestro enfoque de la concesión de subvenciones sea completo y la conexión con los miembros de nuestro equipo y las comunidades que apoyamos sea auténtica. Nos esforzamos por crear una cultura de trabajo positiva a través de oportunidades de desarrollo profesional, reconocimiento de los empleados y eventos y actividades para fomentar el espíritu de equipo. Nos centramos en crear un entorno de trabajo que fomente la colaboración y la equidad. Nuestro compromiso con el EDI fomenta una cultura a la que los miembros del equipo pueden pertenecer, contribuir y crecer. Creemos en el valor de cada individuo y alentamos las solicitudes de personas de cualquier edad, identidad de género, orientación sexual, raza, religión, etnia, discapacidad, condición de veterano y cualquier otra característica o identidad. Si desea más información sobre la red nacional Levitt y la Fundación Levitt, visite levitt.org.

Visión general del puesto
El Asistente Ejecutivo proporciona apoyo integral al Consejero Delegado, incluyendo la programación, organización de viajes, preparación de materiales para reuniones, apoyo en eventos y responsabilidades y proyectos administrativos generales. El candidato seleccionado deberá ser capaz de priorizar los plazos que compiten entre sí, gestionar los asuntos con rapidez, adoptar un enfoque proactivo y realizar el seguimiento de las tareas y los proyectos en un entorno de ritmo rápido, manteniendo al mismo tiempo la precisión y la atención al detalle. Este puesto dinámico requiere la capacidad de identificar y anticiparse a las necesidades del Consejero Delegado y pensar de forma crítica con un alto nivel de profesionalidad, discreción y discernimiento al tiempo que interactúa con una amplia gama de personas de la red Levitt y de distintos sectores e industrias.

Responsabilidades
- Proporcionar apoyo administrativo integral al Consejero Delegado
- Programar y gestionar a nivel ejecutivo el calendario de reuniones en persona, videoconferencias y teleconferencias; priorizar las consultas y solicitudes de reuniones; emitir juicios y recomendaciones para garantizar la fluidez de los compromisos diarios; enviar confirmaciones y recordatorios de seguimiento, según sea necesario.
- Investigar y comparar vuelos, hoteles y restaurantes para grupos, identificando las mejores opciones disponibles; organizar el viaje, incluidos los vuelos, el transporte terrestre, el hotel y las comidas de grupo; preparar itinerarios de viaje; crear un expediente de las personalidades con las que el Director General vaya a reunirse durante el viaje.
- Seguimiento de los recibos de las tarjetas de crédito y preparación de informes de gastos para el Director General; seguimiento y coordinación del uso de los créditos de viaje.
- Redactar, preparar y editar documentos como órdenes del día, cartas, informes, presupuestos, proyectos especiales y otros documentos en diversos formatos como Word, Excel, PDF y PowerPoint.
- Prestar apoyo administrativo al Consejo de Administración; gestionar el portal en línea del Consejo y ayudar a preparar los documentos y el material de las reuniones del Consejo.
- Proporcionar apoyo administrativo general al Departamento de Operaciones, según sea necesario, incluido el apoyo a eventos.
- Coordinar el horario general de las salas de conferencias de las oficinas
- Defender el compromiso de la Fundación Levitt con la equidad, la diversidad y la inclusión participando y promoviendo la cultura de inclusión y colaboración de la Fundación.
- Actuar como embajador de la organización en eventos y apoyar la presencia de la organización en los mismos.
- Realizar otras tareas relacionadas, según se le asignen

Calificaciones
- De cinco a siete años de experiencia como asistente ejecutivo
- Excepcional capacidad de organización y atención impecable a los detalles
- Gran capacidad de gestión del tiempo y buen juicio para equilibrar las prioridades y tomar decisiones adecuadas con conocimiento de causa.
- Gran capacidad para organizar viajes completos, a menudo multidestino.
- Experiencia y habilidad para completar un gran volumen de tareas y proyectos en un entorno de ritmo rápido, sin perder la atención al detalle y con una supervisión mínima.
- Gran capacidad para reconocer y responder con prontitud a asuntos de carácter urgente.
- Alto nivel de integridad y discreción en el manejo de información confidencial
- Dominio de MS Office y Adobe Acrobat
- Excelentes dotes de redacción, comunicación, interpersonales y de escucha, con un comportamiento amistoso y optimista y una actitud que da prioridad a las personas.
- Gran capacidad para trabajar de forma independiente y en colaboración con un equipo nacional.
- Compromiso de realizar el trabajo desde el punto de vista de la equidad, la diversidad y la inclusión
- Pasión por la misión de Levitt de crear comunidad a través de la música
- Disponibilidad para trabajar en horario flexible, incluidas algunas noches y fines de semana ocasionalmente.
- Licenciatura o experiencia equivalente

Presentación de la solicitud
Para presentar su candidatura, envíe por correo electrónico su carta de presentación y currículum vitae a levittsearch@levitt.org, e incluya "Executive Assistant" en el asunto.

La Fundación Levitt ofrece un entorno de trabajo dinámico. Se ofrece un paquete completo de prestaciones. Somos una empresa EEO/AAW.

Nuestro compromiso con la equidad, la diversidad y la inclusión: Comprendemos profundamente el valor de reunir un equipo con diferentes perspectivas, orígenes y experiencias vitales, y damos prioridad a la diversidad dentro de nuestro equipo. Animamos a las personas de orígenes poco representados a presentar su candidatura.

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